¿Agenda de papel o agenda digital?


Mev agendaSoy un enamorado de las agendas de papel, desde que era niño. Y aún hoy, cada vez que me paso por una papelería, disfruto echándoles una ojeada. Sin embargo, soy usuario de agenda digital. Únicamente, se entiende, porque no hay nada más ineficaz que llevar dos agendas en paralelo.

Para los que aún andáis con agenda de papel, pero queréis probar si pasaros a la agenda digital es mejor, os diré que no os daré una respuesta tajante, sino que expondré algunas de las ventajas y desventajas. Se dice que el mejor sistema es el que te funciona pero antes has debido haber probado en serio los dos.

Para realizar la comparativa he analizado las siguientes características:

  • Facilidad y tiempo de acceso a la información
  • Capacidad y eficacia en la organización personal
  • Seguridad, privacidad, coste de mantenimiento

Facilidad y tiempo de acceso a la información

Agenda de papel Agenda digital
¿Cuánto tiempo necesitas para acceder a tu agenda? La buscas en el bolso, en el abrigo de la chaqueta, en el maletín…. Suele pasar lo mismo con el móvil, pero como hoy en día se emplea para mucho más que llamar es más probable que te acuerdes dónde lo dejaste la última vez. En el caso del smartwatch, se llevaría puesto.
¿Cuánto tiempo necesitas para acceder a la vista de la agenda del día/de la semana? Es bastante rápida, especialmente si empleas los marcadores de la semana, abres y ¡listo! El proceso es algo más lento si tu móvil tiene contraseña de acceso, pero apenas hay un par de segundos de diferencia
¿Y cuánto para recordar una cita, tarea o anotación pasada? Pues tendremos que hojear hacia atrás, podemos encontrarlo en diez segundos, en 5 minutos o desistir en buscar Si empleas la caja de búsqueda y conoces la palabra clave, es instantáneo
Otras ventajas/ desventajas Nunca se le acaba la batería, ni necesita conexión Como el uso del móvil es cada vez más intenso, ya hemos aprendido a tener un cargador a mano. La mayoría de los programas de correo electrónico permiten su uso sin conexión

 

Capacidad y eficacia en la organización personal

Es importante aquí diferenciar el uso personal del profesional. A nivel profesional y trabajando en una organización con más personas, hoy en día debería ser obligatorio el uso de agendas digitales. Ya sólamente la tarea de intentar organizar reuniones con personas que sólo emplean agendas de papel es una pesadilla.

Agenda de papel Agenda digital
¿Cuánto tardas en anotar tareas y citas? Si tienes un bolígrafo cerca y la agenda abierta, es casi inmediato. Las citas periódicas, por ejemplo, “todos los lunes a las 10:00 me reúno con mi jefe” sin embargo debes anotarlas una a una :-( Depende de tu habilidad y de la práctica, te lleva algún más de tiempo, porque además de escribir el asunto debes asignar día, hora, etc. Sin embargo, la principal ventaja es que las citas periódicas basta con registrarlas una sóla vez
¿Es ágil modificar la agenda? Cuando modificas una cita o tarea, debes tachar (a no ser que emplees lápiz) y volver a escribir el asunto en otra hora o semana. Las tareas pendientes las arrastras a otra semana y debes volver a anotarlas La agenda digital es mucho más eficaz. Basta con modificar día y hora, no necesitas reescribir el asunto ni dejas tachones
¿Es eficaz a la hora de organizar citas con otras personas? Es poco eficaz. Debes emplear otros medios: móvil, email, etc. para poner de acuerdo a varias personas A nivel profesional es habitual compartir el calendario con tus colegas. Con Outlook, por ejemplo, puedes ver en paralelo los calendarios de todos los invitados y proponer una cita donde quede hueco. El invitado no tiene que anotar nada en su agenda: confirmando disponibilidad para la cita, ésta aparecerá en su calendario
Otras ventajas/ desventajas Como desventaja: que no puedes cambiar la vistas “diario”, “semanal” o “mensual” salvo que hagas anotaciones en cada vista por separado En Google calendar puedes asignar colores para cada tipo de cita, así tendrás una mejor vista por bloques. Outlook permite el empleo de etiquetas, lo que facilita las búsquedas por temas. En la app de calendar existe la función de sugerencias que te proponen títulos, contactos y lugares mientras escribes.

Las reservas de vuelos, restaurantes se añaden automáticamente. Cada día se añaden más funcionalidades para facilitar tu planificación

Salvo que seas autónomo, no te aconsejo emplear la misma agenda digital para uso personal y profesional, no por un tema de privacidad (puedes restringir la vista a los demás colaboradores), sino porque si dejas el trabajo te quedas sin agenda personal. Para evitar llevar dos agendas digitales, puedes sincronizar una con la otra.

Seguridad, privacidad, coste de mantenimiento

Agenda de papel Agenda digital
¿Mis datos están protegidos contra pérdida o a salvo de curiosos? Si pierdes la agenda de papel…adiós con todo. No hay backup. La agenda es “privada” en tanto en cuanto no nos la dejemos abierta en la mesa a la vista de los cotillas, no hay contraseñas que valgan, salvo que le pongas un candado Las aplicaciones en la nube suelen ser muy seguras, la privacidad está asegurada salvo para el proveedor del servicio, hackers o agencias de inteligencia. Los calendarios compartidos permiten hacer anotaciones personales que no son compartidas con los demás.
¿Cuánto cuesta? Desde 5€ a 200€+ por año las hay para todos los bolsillos Necesitas un PC, móvil o tablet. Las aplicaciones para uso personal más extendidas en el mercado no tienen coste, no así las de uso profesional
Otras ventajas/ desventajas Debes tomar una decisión entre espacio y peso. Cuanto más espacio quieras para escribir, más abultará la agenda. Habitualmente se satura pronto con papeles, post it, etc. si no eres muy organizado.

Permite un uso más creativo de la agenda, puedes pintar, poner pegatinas, etc.

Pesa poco, portable, la agenda digital en versión cloud está accesible desde cualquier dispositivo, aunque no sea tuyo. El espacio es ilimitado: puedes llevar miles de datos de contacto, puedes llevar la agenda de todos los años anteriores sin peso adicional

En términos de funcionalidad y eficacia la agenda digital gana por goleada. Teniendo en cuenta que en España hay una tasa de penetración del 81% de smartphones sobre total de móviles, parece evidente que es absurdo seguir llevando consigo una agenda de papel. Sin embargo, a la agenda tradicional le auguro aún una larga vida por delante. La clave no es tanto si la elección entre agenda virtual o tradicional dependa de la necesidad de cada usuario, sino de la facilidad y comodidad que se sienta con una o con otra, es decir, de la capacidad de adopción de la tecnología o de la actitud hacia lo digital. Si valoras mucho escribir las cosas a mano, si te gusta el olor a papel, expresar tu creatividad, si eres una persona más visual, si no requieres disponer de toda la información ni compartirla con los demás, si no tienes que coordinar reuniones con varias personas, la agenda de papel seguirá siendo tu favorita. Para todos los demás, seguir con ella sería una desventaja competitiva y un uso ineficaz del tiempo.

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Carlos Caro

Carlos Caro

Como promotor de esta web persigo el objetivo de contribuir a que en este mundo haya más ventas, más clientes satisfechos, vendedores más capacitados y motivados, y empleados mejor dirigidos. Titulado en Administración y Dirección de Empresas por la Fachhochschule Münster (Alemania) y MBA por la Universidad Politécnica de Madrid, he trabajado más de 13 años como Director General de Organizaciones de Ventas. En la actualidad, en diferentes roles como escritor, formador, consultor, consejero, directivo o como inversor ayudo a empresas a implantar procesos comerciales excelentes para incrementar sus ventas y a fomentar una cultura comercial profesional.

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